Copydan Arkiv F.M.B.A.

Ledelsesberetning

Årets udviklingForeningens formål er at muliggøre genanvendelse af arkiv-udsendelser. Den første aftale, som Copydan Arkiv indgik, var med DR, og den gav DR mulighed for at lægge store dele af DRs arkiv på internettet - enten i fuld længde eller som klip. Dette har blandt andet resulteret i Bonanza-sitet, som havde premiere i 2008, og som er et søgbart DR-arkiv for danskerne.I juni 2013 blev den første aftale, som Copydan Arkiv indgik med DR, opsagt af DR til genforhandling. Parterne har herefter forhandlet en ny aftale på plads, som gælder fra 2015. Den nye aftale erstatter både hovedarkiv-aftalen og de to aftaler om genudsendelser på Ramasjang og DRK og giver DR mange flere muligheder med hensyn til flow og on demand brug af indhold. Der udestår en afklaring omkring det søgbare arkiv hos DR, og parterne er i dialog herom.Udvalgte administrative opgaver er outsourceret til back office (Fællesforeningen). I 2015 har dette primært været inden for it, økonomi/regnskab, likviditet og generel administration. For IT har dette omfattet det centrale ERP system (bogføring, rapportering og kommunikation med kunder). IT-drift, back-up, support, sikkerhed.AdministrationAdministrationen har gennemført projekter i 2015 med opsætning af markiser for at skabe et bedre indeklima i Copydan-huset. I hele huset er tillige udskiftet lysstofrør med LED-belysning, der er en fordel både ved lavere omkostninger til el og en mindre belastning for miljøet.Økonomi/regnskabRegnskabsområdet har konsolideret sig med nye opgaver fra Copydan Arkiv. De nye arbejdsområder er blevet implementeret i opgaveporteføljen, og processerne er dokumenteret på samme vis som øvrige processer mellem Copydan Arkiv og regnskabsafdelingen.IT områdetGennem hele 2015 har der været forberedelser til opgraderingen af Dynamics NAV 2009, Copydans ERP system, fra en klassisk klient til Dynamics NAV 2015 rollebaseret klient. I første halvår blev gennemført en meget omfattende planlægning og en systemopgradering af Dynamics NAV 2009 fra SP1 til NAV 2009 R2 version. I efteråret har IT–udviklingsafdelingen sammen med foreningerne klargjort testskemaer og klargjort databasen til opgraderingen.Der er i efteråret implementeret ny hardware (hosts), som har givet mulighed for, at IT drift kan bygge nye Citrix servere (kommunikation med brugerne) for derved at undgå at migrere gamle uhensigtsmæssigheder med over på ny platform, samt undgå at lukke for brugeradgang i arbejdstiden. Samtidig er der lavet redundante eksterne sikkerheds- og adgangskontroller, der styrer Citrix-kommunikationen således, at der kan foretages sikkerhedsmæssige opdateringer uden lukning af adgang for brugere. Sammen med implementeringen af nyt EMC San (disk-lager) har dette givet grobund for en mere sikker og stabil drift på kommunikationsdelen.Sikkerhedsniveauet reguleres løbende, og det har i visse tilfælde betydet, at vi har måttet bruge flere midler og ressourcer end forventet, da potentielt skadelige faktorer ofte kræver handling her og nu.